ダメな会社ほど会議が多い！会議好き上司は無能！時間も長くてイライラ！改善法

⚫︎無能な上司が会議好きな理由！

会議をしていると仕事をしている気になる

世の中には、『無駄な会議』を開いていながら、『会議を開いた』という事実だけで仕事をした気分になっている、無能な上司がいます。

珍しく口を開けば、『的外れな意見』を延々と述べ、質問タイムには『何も意見しない…』

そして何も決まらず、何も行動につながらないのに、仕事をした気分になっています。

このような人は、会議に参加することに自己価値を感じる傾向があります。

また、会議の多さや仕事量の増加を喜ぶことで、自分の貢献度を感じている可能性も考えられます。

会議の内容よりも、単に参加していることそのものを重視しています。

そのため、会議が不毛であったり決定がなされなかったとしても、自己満足感を得ることができます。

無駄な時間を過ごしているなんてことは、これっぽっちも思っていません。

自分のことを認めてもらいたい

会議において司会を務めることは、自己表現の機会として非常に魅力的です。

自分の存在感を際立たせ、他者からの認知を得るために最適な場と言えます。

また、目立ちたがりな性格を持つ人にとっては、会議において積極的に発言することで、注目を浴びることができます。

そのため、的を外した発言であっても自己主張を抑えることなく行動する傾向があります。

会議は情報共有や意思決定の場であるべきですが、無能な上司は自らの地位や評価を維持するために、会議で自己のイメージを守るための場として利用することがあります。

責任を取りたくないから

無能上司は、責任を取りたくないので頻繁に会議をします。

失敗を恐れているため、何かを行う際には、関係者を集めて打ち合わせを行い、合意を取るようにします。

そのため、後日何かが失敗しても、『みんなで決めたことだから』という言い訳を使うことがあります。

会議は意思決定や問題解決の場であるべきですが、無能な上司はその責任を回避し、他の人との対話や議論の中で自らの責任を分散させようとする傾向があります

自分の意見に自信がない

無能上司は、自分の意見に自信がないため、関係者の意見を集めるために会議をします。

自分の意見なんてものは持っていません。

なので、特定のテーマについて関係者の考えを引き出すことで、多様な視点や知見を得ようとしています。

会議でも、自分の意見を言わずに、参加者の意見を聞き出し『俺もそう思う！』『他の人は意見はある？』などど、進行していきます。

意見を集めることが目的なので、当然、打ち合わせや会議に議題や目的が明確になっておらず、雑談や無駄な会議に終わります。

⚫︎無能な人の会議のやり方

３０分以上時間をかける

会議の時間は長ければいいと思っている人がいます。

会議の時間が１時間以上になっている人は、明日からの会議は３０分のルール設定にしましょう。

この基本設定を３０分にすることが重要です。

無駄な話をする余裕が無くなって、会議の生産性が上がります。

朝の身支度でも、普段２０分かけて準備している人も、あと５分で準備して出ないとやばい！となれば、いやでも効率良く早く動きますよね。

そうやって、急いで意外と間に合った経験はありませんか？

人というのは、急かされている状況でこそ力を発揮します。

１時間以上の会議をする必要があるものは、

これだけです。

会議の時間の長さよりも、効率的で生産的な議論ができるかどうかが重要です。

適切な時間枠内で、目標を達成し、意思決定を行うことが大切です。

長時間の会議は参加者の集中力を欠如させ、効率を損なうことがあります。

時間を有効活用して、会議の目的を果たすことが重要となります。

会議の後にアクションプランを決めない

ダメな会議でよくあることなのですが、会議の後にアクションプランを決めないことがあります。

会議で議論が盛り上がって、なんとなくこれからの方向性が見えてきた時に『じゃあ、これで会議を終わりにしましょう！』と言って、終わっていませんか？

そして、後になって、結局あの会議で決まったことって、誰がいつまでにやるの？なんてことになります。

これでは、最悪です。

会議というのは、アクションプランを決めることがゴールです。

話し合っただけで、行動しないと現実は変わることはありません。

会議の中で、

これを、必ず文章で残すようにしましょう。

できれば、その場でタスク管理ツールなどに、書いてしまうことが良いでしょう。

アクションプランを決めることで、議論やアイデアが具体的な成果に結びつくことができます。

考え抜いてきた人がいない

なんとなく会議をするためだけに人を集めていませんか？

最高に効率の良い会議をするためには、その会議に議題を持ってくる人が、『何を聞かれても答えれるレベル』で考え抜いてこないといけません。

みんながなんとなく集まれば、会議が成り立つと勘違いをしています。

集まることにはなんの意味もありません。

会議というのは、誰かが真剣に考え抜いた提案を持ってきて、それに対して抜け漏れだとか、勘違いがないかを見ていく場です。

そうでないと、全員が考えている議論の前提条件や論点が揃う前に、時間がかかりすぎて３０分では終わりません。

とはいえ、この議題を持ってくる人はどこまで考え抜けばいいかが難しいですよね。

ポイントは２つあります。

まず１つ目が、現時点では何がベストなのかをしっかりと自分の意思を示すことです。

一番ダメなのが、『今現場でこんなトラブルが起きてます』みたいな報告のみで終わることです。

これからどうすればいいのかを全く考えていません。

『解決策としてA案とB案、C案があります』『自分はB案でいくのがいいと思っています』『理由はこうです』

このような感じで、自分の意見を明確に示してみてください。

議題を持ってきた人がポジションを取らないと、議論は絶対に深まることはありません。

３つの案がどれも同じくらい良いと思えたとしても、必ず『これが一番いいと思います』という言い方をするようにしましょう。

そして、２つ目は反論を想定しておくことです。

説得力のある提案を作るためには、自分の提案に対して反論を想定して回答を準備しておくことが重要となります。

よく新人のビジネスマンなんかは、勘違いしていることがあります。

それは、絶対に否定されない完璧なロジックを作ろうと頑張りすぎることです。

そういう考えだと、大体が行き詰まってしまうことになります。

絶対的に正しい論理的な提案なんて存在しません。

提案に対して議論して、最後に残るのは価値観でしかないのです。

例えば、ある提案に対して反論をする、その反論に対して反論をする。

これをずっと繰り返していると、最後に残るのは、『私はこれがやりたい！』という、誰も否定できない価値観しかないのです。

にも関わらず、多くのビジネスマンは自分の一個人の価値観を話してはいけないと思い込んでいます。

ビジネスにおいて、結果を分けるのは最後は論理ではなくて意志です。

世の中には頭が良い人はとても多いです。自分が考えたら分かることなんて誰でも思いつきます。

勇気を持って『これをやりたい！』と言える人がビジネスを制します。

何を言われるかを、全て想定してもうこれ以上は自分の価値観しかないというところまで突き詰めておきましょう。

資料をそのまま読み上げる

古い会社の硬い会議でよくある光景ですが、資料をそのまま読み上げることはやめておきましょう。

分厚い資料が全席に置かれていて、１枚目から書いてあることを読み上げていく、音読大会みたいな感じになります。

文字で書いてあって、読めば分かることをなぜ、わざわざ読み上げるのでしょうか。

こういう人は、会議っぽいことをやっていれば、それが仕事だと思っています。

文字は読めば分かるので、読み上げなくていいです。

その代わりに、会議の最初に数分資料に目を通す時間を作りましょう。

会議の前に資料を呼んでおくようにするやり方もありますが、読んでいな人も出てきます。

また、会議に参加する全員に資料を読み込むための時間を作るというToDoを与えることになってしまいます。

ただ、慎重な検討が必要な時もあるので、時と場合によって使い分けてください。

会議でしか決めない

意思決定する場を会議だけに限定していませんか？

あなたは会議でしか決めてはいけない、なんて思っていませんか？

『今日の会議はもう時間が無いから、来週の会議で決めよう！』なんて言っていませんか？

意思決定というのは別に、会議なんかやらなくてもできます。

関係者全員からYESをもらえさえすれば、会議という形式を取らなくても仕事は前に進められます。

会社における最短で最速の意思決定とはなんでしょうか？

一読してパッと理解できて疑問もない、そんな提案を文章で作って、それを意思決定の責任者に送って『GO！』をもらえることです。

責任者にOKさえもらえれば、みんなで集まって会議をする必要なんてありません。

何かをやる責任を取るのは上の人なので、関係者全員に丁寧に説明はしても納得はしてもらう必要はないのです。

意思決定は早ければ早い方が良いのです。

注意点として、上司の上司に勝手に話を持っていくことはやめておいた方がいいです。

ピラミッド組織の秩序が崩壊してしまうからです。

必ず自分の上司を通してコミュニケーションを取るようにしましょう。

そして、提案を文章で完璧に作ることができない人は２０点でいいので、上司にフィードバックをもらいながら進めていくのもポイントです。

２割共有では、どんな問題を、どう解決したいのか、それさえ簡潔に分かればOKです。

そして、任者にOKさえもらえれば、『これを関係者全員に伝えて進めても良いですか？』と進めていきましょう。

これからは会議でしか決められないという思い込みは捨てて、素早く共有して進めていくことが重要です。

参加者が多い

会議に多くの人を招集することは、効率的な時間の利用を妨げる可能性があります。

一部の参加者にとっては、会議が無駄な時間の浪費になることがあります。

参加者が増えれば、発言しない人の割合も増え、また、自分には直接関係のない会議だと感じる人も出てきます。

目的を明確に設定し、その目的に不要な参加者を招待することで、その人たちが本来行うべき仕事の時間を奪ってしまう可能性があります。

したがって、会議の参加者は必要最小限に絞るべきです。

目的や議題が明確であれば、必要な参加者を特定することができます。

さらに、意思決定が必要な場合は、その権限を持つ人を会議に参加させるべきです。

最終的な決定権を持つ人が会議に参加することで、議題がずれることを防ぎ、効果的な進行が期待できます。

会議の外で反論をする

会議が終わってから、ぐちぐちと反論をする人がいます。

ですが、会議の中で反論は終えるようにしましょう。

会議が終わって『実は納得していないんですよ！』なんて言う人いませんか？

何を今さら…と思いますよね。

外で言ったことは無視をするルールにしてしまうことがおすすめです。

Amazonの会議では、このルールが決められているそうです。

決まったことに対しては、納得していようがしてまいは必ずやるようにします。

反論があるならば、会議でやるように決めておきましょう。

⚫︎まとめ